Terminé les documents de transport papier !

Après plus de 2 ans d’expérimentation, la dématérialisation des documents de transport (GED) est désormais en place depuis début octobre

GED : comment nous en sommes arrivés là ?

La dématérialisation des documents de transport ou GED (Gestion Électronique des Documents) est un projet qui nous tenait à cœur depuis plus de 2 ans. Nous avons démarré avec plusieurs phases de tests qui ont été plutôt concluantes et qui ont confirmé notre volonté. À ce jour, tout est en place et nos conducteurs ne disposent plus de lettre de voiture papier à bord. Ce changement majeur dans nos méthodes de travail est la continuité de nos engagements sociétaux et environnementaux.

Digitalisation des lettres de voiture et suivi en temps réel

Mais par quoi sont remplacés les papiers ? Nos véhicules sont équipés de tablettes autonomes sur lesquelles sont envoyés leurs ordres de mission. Nos conducteurs doivent donc les valider à chaque étape du transport de l’arrivée au site de chargement jusqu’à l’étape finale : la livraison. C’est cette validation qui génère la lettre de voiture sous format numérique ! L’expéditeur et le destinataire n’ont plus qu’à apposer leur signature sur la tablette pour confirmer.

Ce changement nécessite une grande rigueur dans la saisie de l’ordre de transport. Ce dernier doit être conforme en tout point à la commande du client afin de donner des instructions claires et précises à nos conducteurs. En amont, nos exploitants contrôlent l’efficacité de la mission. Durant le transport, nos conducteurs valident les différentes étapes de chargement et de livraison pour générer l’envoi automatique d’un exemplaire de la lettre de voiture à l’expéditeur et au destinataire. Enfin, du côté des services administratifs et financiers, ils peuvent alors regrouper et contrôler les commandes avant d’envoyer les factures à nos clients.

Nos clients ont la possibilité via notre plateforme Extranet de suivre en temps réel l’avancement du transport ainsi que l’accès à leurs factures et lettres de voiture émargées. 

La transition numérique, une étape supplémentaire vers la simplification des flux

Chez les Transports Richard, l’ensemble du personnel est impliqué et démontre son engagement dans cette transition numérique. Merci à Julien Haugmard, cadre d’exploitation en charge des systèmes d’information, qui a mené ce projet en parallèle de son travail quotidien. Nous remercions également notre éditeur de logiciel : OMP qui s’est adapté à nos demandes particulières du fait de notre activité spécifique.